Vyplatí se pronajmout si kancelář v kancelářské budově?

Pro někoho je kancelář hlavním pracovním místem, kde tráví většinu svého pracovního času. Pokud podnikatel potřebuje jednu kancelář, možná je rozumnější pronajmout si ji v kancelářské budově. Tyto prostory nejsou určeny jen pro velké nadnárodní firmy, jak si mnozí myslí. Většina majitelů kancelářských budov se snaží vyjít vstříc firmám od jedné osoby do stovek zaměstnanců.

Pronajmete-li si samostatný nebytový, či přímo kancelářský prostor v běžném činžovním domě, budete mít určitě své soukromí. Ale také vás čeká mnoho starostí, a to ještě před stěhováním. Někdy nebývají natažené potřebné sítě, je třeba zajistit instalaci internetového připojení či jeho převod na své jméno, stejně tak většinou převod energií.

Pokud bude kancelář v takovém domě, sice tam budete mít přístup 24/7 (24 hodin denně 7 dní v týdnu), ale to je tak asi vše. A kde je možnost ponechání pošty mimo schránku, převzetí balíků, úklidová služba? Nehledě na vybavení nábytkem.

Při ukončení pronájmu pak také často zůstane nábytek, který se již nikam nehodí, neboť na novém místě budou jiné dispozice. Je známý i případ, že majitelka domu sice souhlasila, aby si nájemce namontoval na okna žaluzie, ale při ukončení nájmu je odmítla převzít (resp. uhradit), a tak majiteli firmy zbyly žaluzie za několik tisíc korun, které se již nikdy nikam nehodily.

Na druhou stranu kancelářská budova má mnoho služeb, které nemusí majitel platit, resp. získá je jako bonus k nájmu kanceláře. A celkové náklady nemusí být vyšší než kancelář v běžném domě.

Majitelé moderních kancelářských budov nabízejí většinou velmi flexibilní prostory, a to již od 100 m2 až třeba do 1 000 m2. Maloplošné kanceláře bývají často zděné, takže není problém se soukromím. Velké bývají formou open space systému, nebo dispozičně řešené dle dohody s nájemcem.

Většina těchto staveb totiž již při návrhu projektu myslí na co největší variabilnost, a tak je pak jednoduché příčky postavit či zrušit, a podle toho přizpůsobit prostor pro týmy všech velikostí.

Někteří pronajímatelé nabízejí i zajištění nábytku, a to buď standardního, nebo i na míru. Samozřejmostí je vysokorychlostní připojení k internetu, včetně kvalitní WiFi sítě.

Důležité je, že součástí pronájmu jsou recepční a asistentské služby (příjem pošty, vzkazů, obstarání návštěv apod.), úklid kanceláře, dodavatelské služby – internetové připojení, telefonní a faxové služby, energie, sociální zařízení, občerstvení v kuchyňce apod.

Mnoho nových kancelářských budov má také dostatek skladových prostor, hlídané parkoviště, garážová stání, ale také třeba fitness v ceně pronájmu. Běžnou součástí vybavenosti těchto prostor jsou restaurace, kavárny, prodejny občerstvení, bankomaty či jiné služby tak, že zaměstnanec nepotřebuje v podstatě opustit budovu. Přitom přístup 24/7 je dnes v těchto budovách naprosto běžným standardem.

Někteří pronajímatelé nabízejí také pronájem kanceláře formou tzv. členství. To znamená, že si lze kancelář pronajmout na kratší dobu nebo pouze na vybrané dny v týdnu či měsíci. Další podobnou nabízenou možností, zvláště pro ty, kteří pracují doma, ale chtějí mít postaráno o recepční služby, přebírání pošty, možnost zázemí při pracovní schůzce apod., je pak coworking nebo virtuální kancelář, což zdaleka neznamená jen cedulku na budově.

Pronájem virtuální kanceláře může pomoci při praktickém fungování malé společnosti nebo jednotlivého podnikatele, který často pracuje doma nebo na cestách. Součástí jsou prostory pro jednání s klienty, vyřizování pošty a telefonátů i další drobná administrativa, jako je tisk, skenování, kopírování, přepisování textů, objednávky služeb, zajištění překladů, fakturace a podobně.

Během covidového období si mnoho podnikatelů uvědomilo, že lze v mnohem vyšší míře pracovat z domova, než tomu bylo dříve. Nicméně osobní schůzky s klienty a kontakt s kolegy je nenahraditelný. Proto kanceláře vždy budou potřeba. Není třeba se bát velkých nablýskaných budov. I malé podnikatele tam mohou čekat nepředražené a kvalitní prostory a služby.