Jak najít vhodnou kancelář pro svou firmu

Kancelářské provozy mohou na první pohled připadat stejné jako vejce vejci. Nic však není tak dalece od pravdy. Rozdíl není jen ve velikosti prostor, které potřebujete, ale také ve stylu práce, který daná společnost preferuje. Až budete hledat kanceláře k pronájmu, je třeba řídit se několika zásadami.

Dnes je sice běžným trendem práce z domova, ale jak zjistily v minulém roce průzkumy, není stoprocentní práce z domova ideální. Důležité totiž je, aby se zaměstnanci potkávali a mohli osobně konzultovat různé problémy či spolupracovat na zadaných úkolech. Jiná bude určitě práce v kreativní reklamní agentuře, kde je třeba promýšlet spolu nové nápady, jiná v účetní firmě, kde má každý účetní přidělené své klienty. Každopádně kanceláře jako takové jsou místem setkávání, porad i otázkou určité reprezentace. Málokomu stačí jen virtuální adresa. Jak tedy začít?

Definujte si konkrétní požadavky

Prvním z nich, jak je již naznačeno výše, je styl práce dané firmy. Jiné požadavky na pracovní prostor budou mít lidé, kteří mohou pracovat několik dní v týdnu z domova a budou využívat své pracovní místo třeba jen dvakrát týdně. Větší prostor budou potřebovat například týmoví pracovníci v tvůrčím procesu. Dle stylu práce můžete tedy určit, zda bude každý pracovník potřebovat svůj vlastní pracovní prostor, či zda se o něj bude dělit s další osobou, například dle dnů v týdnu či jiného pracovního rozvrhu.

ČSN 73 5305 – Administrativní budovy a prostory definuje minimální a doporučené plochy pracovních míst. Jedno pracovní místo bez prostoru pro jednání a bez odkládacích ploch (například skříněk) musí mít minimálně 5 m2, doporučuje se však 8 m2. Pracoviště včetně prostoru pro jednání a odkládací plochy musí mít nejméně 12 m2, doporučená plocha je 16 m2. K tomu je třeba připočíst další prostory, jako sociální zařízení, kuchyňku, či samostatnou místnost pro jednání tak, aby se ctilo soukromí klientů v případě, že v kancelářích pro ně nebude dostatek prostoru.

Prostory mohou být trochu větší, než v současné době potřebujete. Je třeba myslet na to, že se vaše podnikání bude rozrůstat. Realitní makléři ale doporučují nebýt příliš velkorysý. Každý metr čtvereční navíc zvýší i cenu pronájmu. Proto je lepší myslet reálně a v případě většího rozmachu si raději najít nové příslušně velké prostory. Je to lepší řešení než během roku zjistit, že polovinu kanceláří vlastně platíte zbytečně.

Roli hraje také lokalita, parkování, dopravní dostupnost

Podle průzkumů realitních makléřů se zjistilo, že zhruba 60 % zaměstnanců se před nástupem do zaměstnání zajímá o kanceláře firmy a jsou jedním z kritérií pro výběr zaměstnavatele. Roli by proto měla hrát dobře zvolená lokalita. Administrativní pracovníci, kteří se potřebují soustředit na práci, ocení spíše klidnější prostory než hlavní ulici s velkoměstským ruchem. Bezproblémové parkování by mělo být samozřejmostí. Jestliže se klienti rekrutují z široké veřejnosti, je třeba, aby lokalita byla snadno dostupná také veřejnou dopravou.

Při konkrétním výběru zvažuje stávající dispozice a možné změny

Někdy nadšení z vybrané lokality převládne a při prohlídce se bagatelizují okolnosti, které si mohou následně vyžádat značné vícenáklady. Například konstatování "tuhle příčku zbouráme", s sebou může nést zátěž v podobě úpravy veškerých sítí či technologií, výměny koberců, výmalby a dalších prací, které celý pronájem hned zpočátku prodraží. Někdy je lepší najít rovnou vhodnější prostory.

Realitní makléři doporučují začít s hledáním vhodných kanceláří minimálně půl roku před plánovaným stěhováním. Hledat nové prostory na vlastní pěst, bez realitní kanceláře, se nedoporučuje. I když se to může zdát výhodnější, protože se ušetří na provizi. Tato úspora ale nebude nikdy tak značná, aby vyvážila velké časové ztráty majitele firmy či osoby pověřené hledáním prostor, včetně možných problémů s nedokonale formulovanými smlouvami.