Povinnost používat datovou schránku se od letošního roku vztahuje i na SVJ

Poslanecká sněmovna v roce 2022 schválila novelu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která rozšířila okruh uživatelů, kteří mají povinnost používat od 1. ledna letošního roku datovou schránku. Jsou mezi nimi spolky, nadace, ústavy, obecně prospěšné společnosti, různá sdružení, OSVČ, a také více než 72 tisíc SVJ.

Tím jim nastává povinnost komunikovat s úřady prostřednictvím tohoto komunikačního kanálu. Pro SVJ, která si datovou schránku zřídila dobrovolně v minulých letech, se nic nemění. Ostatním SVJ však tato novinka přinese změnu v komunikaci s úřady a veškerou státní správou i samosprávou.

Jak a kdy datové schránky vznikly

Datové schránky jsou v naší republice používány od 1. července 2009 podle výše uvedeného zákona. Zřizuje je a spravuje Ministerstvo vnitra České republiky, které pro ně zřídilo oficiální informační web www.datoveschranky.info. Provozovatelem je Česká pošta.

Datové schránky slouží k doručování elektronických dokumentů mezi orgány veřejné moci a fyzickými či právnickými osobami. Nejprve byla datová schránka povinně zřízena každému orgánu veřejné moci a každé právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku a postupně se okruh povinných rozšiřoval. Mimo ně mohly a mohou tento způsob komunikace využívat i všichni ostatní. Těm je datová schránka zřízena na jejich žádost. Pokud si však někdo datovou schránku zřídí, má nejen možnost, ale i povinnost komunikovat s úřady tímto způsobem. To znamená, že musí takto podávat například daňová přiznání, různé žádosti, odvolání, návrhy, hlášení o zaměstnancích a podobně.

Co to je a jak funguje datová schránka

Datová schránka je vlastně obdoba e-mailové komunikace, která má ovšem striktně stanovená pravidla. Slouží povinně ke komunikaci s úřady, ale může sloužit i ke komunikaci mezi jakýmikoli subjekty, které datovou schránku mají zřízenou.

Založení datové schránky je zdarma

Majitelé se do ní přihlašují elektronicky přes webové rozhraní mojedatovaschranka.cz nebo mobilní aplikaci Datovka a k přihlášení mají několik možností, od "běžného" uživatelského jména a hesla, až po bankovní identitu či Identitu občana.

Samotná datová schránka po přihlášení připomíná běžnou e-mailovou schránku. Odesílání i příjímání zpráv je velmi podobné. Rozdíly však jsou, a dost podstatné. Prvním je, že zprávy v datové schránce nezůstávají navždy a nečekají na smazání uživatelem. Po třech měsících od doručení se totiž doručené zprávy automaticky smažou, a protože jde většinou o důležitou komunikaci s úřady a státní správou, je nutné, aby se uživatel sám postaral o zálohování svých zpráv. Nejběžnější je stáhnout si je do svého počítače, a ovšem nezapomenout poznamenat, kdy přesně jste schránku otevřeli a zprávu přečetli.

Proč je to důležité?

Pro tzv. fikci doručení. Zpráva se v tomto případě běžně považuje za doručenou ve chvíli, kdy se příjemce přihlásí do datové schránky. Pokud se ale nepřihlásí do 10 dnů od dodání zprávy, je na ni posledním dnem této lhůty pohlíženo jako na doručenou, což může mít vážné důsledky v případě různých žádostí, rozhodnutí, platebních výměrů a podobně.

Na druhou stranu, zpráva odeslaná úřadu se považuje za doručenou již v okamžiku dodání do datové schránky orgánu veřejné moci – tedy prakticky ihned po odeslání. Navíc, v případě nějakého sporu lze mnohem snáze prokázat, kdy a jaká zpráva byla na daný úřad odeslána. Což běžný podací lístek z pošty nikdy nezaručí, protože nelze na něm není uvedeno, co bylo obsahem odeslaného dopisu. Komunikace prostřednictvím datové schránky také SVJ ušetří finanční prostředky za poštovní poplatky.

Zavádění datových schránek pro nové uživatele bude trvat od ledna do konce března letošního roku a dozvědí se o tom doporučeným dopisem do vlastních rukou, kde budou první přístupové údaje do schránky. Ve webovém rozhraní datových schránek pak najdou všechny důležité informace,  včetně nabídky doplňkových služeb, kontaktu na infolinku, a také potřebné návody a instruktážní videa pro práci se schránkou. Celkem bude v této vlně zřízeno 2,2 milionu nových datových schránek.