Institucionální smlouvy při pronájmu prostor v administrativním či obchodním centru mají svá specifika

Pokud si hodláte pronajmout v soukromém činžáku dvě tři kanceláře nebo prostor pro malý obchůdek či provozovnu, bude uzavření standardní nájemní smlouvy otázkou několika dnů. Stačí realitní kancelář s dobrým servisem, eventuálně vlastní právník, a za pár dnů je možné se stěhovat. Pokud však půjdete z malé provozovny do větší, například do velké administrativní budovy, bude vyjednávání o pronájmu delší a složitější.

Moderní administrativní budovy, nákupní centra, logistické areály – pronájem prostor v těchto budovách je od počátku jiný, než pronájem v běžných soukromých činžácích a domech. Pokud se vaše podnikání rozšířilo a rozhodli jste se stěhovat do takových prostor, počítejte s tím, že nájemní smlouva a podmínky pronájmu se budou podstatně lišit od smluv se soukromými majiteli domů. 

Tyto typy budov většinou vlastní velcí investoři, kteří pronajímají jejich části konkrétním podnikatelským subjektům. Neprovádějí to sami, většinou k tomu mají smlouvu s odborníky na reality, ať to jsou běžné realitní kanceláře nebo speciální makléřské firmy zabývající se pouze pronájmem komerčních prostor tohoto charakteru, často také i jejich správou. 

V případě komerčního nájmu nebytových prostor se v těchto nových budovách používají tzv. institucionální nájemní smlouvy. Smlouvy bývají velmi dlouhé, mívají desítky stránek, k tomu přílohy a vyžadují dostatek erudice a času na jednání. Nejpodstatnější pro nájemce bývají jejich práva a povinnosti, ale také co vše bude nájemce platit. 

V běžných nájemních smlouvách je cena komponována jako nájemné a služby, které zahrnují nejčastěji odvoz odpadu a úklid, energie si nájemce většinou přehlásí a hradí napřímo. Z nájemného pak musí pronajímatel hradit případné opravy budovy, koupi nových rohožek, čisticí prostředky, daně a další náklady. Teprve po odečtení těchto nákladů mu zůstane zisk. Naproti tomu institucionální nájemní smlouva je komponována jinak. V těchto smlouvách se počítá s nájemným již jako s čistým příjmem pronajímatele. 

K tomu přibývají další položky. Jednou z nich je Add on Factor. V této položce je rozpočítána poměrná část za užívání společných prostor v celé budově, jejichž vybudování a údržbu investor (pronajímatel) musel zaplatit a musí je udržovat. Nejde jen o sociální zařízení, chodby či recepci, ale třeba i o atrium, kuřácký koutek, kuchyňku, konferenční prostor a podobně.
Dalšími náklady jsou Service Charges. Do nich patří vše, co souvisí s provozem budovy.

Jsou to například daně, mzdy zaměstnanců, úklidová služba, ale třeba i mytí oken horolezci, bezpečnostní služba, provoz výtahů, eskalátorů, energie, práce daňových a účetních poradců, náklady na provozování místností pronajímatele, ve kterých úřaduje personál starající se o budovu, pojištění, výzdoba společných prostor a další. Tyto náklady bývají vyúčtovávány, a nájemci jsou tak informováni o jejich skutečné výši. A konečně, je zde management fee, což je poplatek za správu budovy jako takové.

Vyjednávání o konečné podobě institucionální nájemní smlouvy není jednoduché. Pokud jde nájemce do takových prostor poprvé, skladba plateb a složitost takové smlouvy ho může zaskočit. Nicméně je třeba si uvědomit, že u takových typů budov získává nájemce nejen prvotřídní služby, ale i určitý status, který ho ve společenském žebříčku posouvá na vyšší příčku. A za to je třeba zaplatit.

Je třeba si rovněž uvědomit, že u institucionálního nájmu (budovy) dostává nájemce vedle prvotřídních služeb i jistý punc statusu. A za ten se platí.